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Actualmente la Dirección del Trabajo ha iniciado una campaña para que los empleadores que tienen sucursales, agencias, obras, faenas, establecimientos, agencias u otros lugares de trabajo diferentes a su domicilio, realicen la actualización de sus centralizaciones de documentación a las actuales exigencias legales y los criterios establecidos por la entidad fiscalizadora, así mismo en el caso de que las empresas no hayan solicitado esta centralización de documentación es necesario hacerlo.

En el caso de las personas en teletrabajo, el lugar de prestación de los servicios del trabajador no es considerada una faena del empleador, por lo que ese lugar de trabajo no es parte de la centralización de documentación.

En el sitio web de la Dirección del Trabajo encontramos la siguiente información:

• Información sobre la Autorización para centralizar la documentación laboral y previsional https://www.dt.gob.cl/portal/1626/w3-article-100401.html

• Orden de Servicio N° 2000-6/2024 que “Actualiza instrucciones para la tramitación de solicitudes de autorización para centralizar la documentación laboral”,  Orden de Servicio N° 2000-6/2024 de fecha 11.03.2024

• Guía para realización del trámite en línea: "Guía rápida del trámite".

Respecto de la documentación laboral es importante tener presente que el artículo 31 del DFL N° 2 de 1967, del Ministerio del Trabajo, que Dispone La Reestructuración Y Fija Las Funciones De La Dirección Del Trabajo, dispone:

Artículo 31° Los funcionarios del Trabajo podrán requerir de los empleadores, patrones o de sus representantes y de sus organizaciones, toda la documentación necesaria para efectuar las labores de fiscalización que les corresponda y todos los datos pertinentes para realizar las encuestas que patrocina la Dirección del Trabajo, incluso la exhibición de sus registros contables para su examen.

Toda aquella documentación que deriva de las relaciones de trabajo deberá mantenerse en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores y funciones.

Como se puede apreciar, los funcionarios fiscalizadores de la Dirección del Trabajo tienen la facultad de requerir a los empleadores toda la documentación necesaria para efectuar sus labores, incluyendo los registros contables, por su parte los empleadores además de proporcionar dicha documentación y proporcionar información que le sea requerida, de acuerdo a lo dispuesto en el inciso segundo del artículo 31 citado, es obligatorio para el empleador de mantener en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores y funciones, toda la documentación derivada de las relaciones de trabajo.

Es importante destacar que la infracción a lo dispuesto en el artículo 31 del DFL N° de 1967 puede ser sancionada por la Dirección con una multa de 1 a 26,73 IMM para fines no remuneracionales, el IMM para fines no remuneracionales actualmente tiene un valor de $ 322.295.- por lo que la multa a la que se expone un empleador va de $ 322.295.- a los $ 8.615.160.-.

Respecto de la obligación de mantener la documentación que deriva de las relaciones laborales en los lugares de trabajo y la posibilidad de los empleadores de solicitar la autorización de centralización de documentación, debemos tener presente que el artículo 9 del Código del Trabajo, en materia de documentación laboral dispone:

“El empleador, en todo caso, estará obligado a mantener en el lugar de trabajo, o en un lugar fijado con anterioridad y que deberá haber sido autorizado previamente por la Inspección del Trabajo, un ejemplar del contrato, y, en su caso, uno del finiquito en que conste el término de la relación laboral, firmado por las partes.

Conforme a lo señalado en el inciso anterior, cuando exista la necesidad de centralizar la documentación laboral y previsional, en razón de tener organizado su giro económico en diversos establecimientos, sucursales o lugares de trabajo o por razones de administración, control, operatividad o seguridad o que sus trabajadores presten servicios en instalaciones de terceros, o lugares de difícil ubicación específica, o carentes de condiciones materiales en las cuales mantener adecuadamente la referida documentación, como labores agrícolas, mineras o forestales y de vigilancia entre otras, las empresas podrán solicitar a la Dirección del Trabajo autorización para centralizar los documentos antes señalados y ofrecer mantener copias digitalizadas de dichos documentos laborales y previsionales. Para estos efectos, el Director del Trabajo, mediante resolución fundada, fijará las condiciones y modalidades para dicha centralización. La Dirección del Trabajo deberá resolver la solicitud de que trata este inciso en un plazo de treinta días, no siendo exigible la obligación establecida en el inciso quinto, en tanto no se notifique dicha respuesta al peticionario.

La autorización de centralización podrá extenderse a toda la documentación laboral y previsional que se deriva de las relaciones de trabajo, salvo en lo referido al registro control de asistencia a que se refiere el inciso primero del artículo 33 de este Código”.

Como se puede apreciar, de acuerdo a la norma citada, el empleador en los lugares de trabajo debe mantener un ejemplar del contrato de trabajo y del finiquito firmado por las partes, sin embargo, se reconoce la posibilidad de que el empleador solicite a la Dirección del Trabajo autorización para centralizar la documentación que deriva de las relaciones de trabajo.

La centralización de documentación puede ser solicitada en caso de que el empleador tenga:

• Organizado su giro económico en diversos establecimientos, sucursales, obras, faenas o lugares de trabajo

• Por razones de administración, control, operatividad o seguridad 

• Cuando los trabajadores presten servicios en instalaciones de terceros, como ocurre en el trabajo en régimen de subcontratación o servicios transitorios.

• La prestación de los servicios sea en lugares de difícil ubicación específica, o carentes de condiciones materiales en las cuales mantener adecuadamente la documentación laboral, como es en labores agrícolas, mineras o forestales y de vigilancia.

Los empleadores al solicitar a la Dirección del Trabajo autorización para centralizar los documentos que derivan de las relaciones laborales, pueden ofrecer mantener copias digitalizadas de dichos documentos laborales y previsionales. 

Actualmente la Dirección del Trabajo, mediante Orden de Servicio N° 2000-6-2024 de 11.03.2024 que Actualiza Instrucciones Para La Tramitación De Solicitudes De Autorización Para Centralizar La Documentación Laboral Y Previsional, ha fijado los requisitos y duración de las autorizaciones de centralización de documentación laboral y previsional que deriva de las relaciones laborales, siendo las principales materias que debemos tener en consideración respecto de dicha Orden de servicio son las siguientes:

1. La Orden de Servicio N° 2000-6-2024 antes mencionada, entro en vigencia el 18.03.2024, en particular señala:

12. VIGENCIA ORDEN DE SERVICIO.

La presente Orden de Servicio, regirá a partir del día 18 de marzo de 2024, quedando desde esa fecha, sin efecto las reglamentaciones contenidas en la Orden de Servicio N° 01 de fecha 26.01.2010. Asimismo, deberán modificarse aquellos actos instructivos, en lo pertinente, a fin de mantener concordancia con lo instruido por la presente.

2. Los empleadores que contaban con autorización de centralización de documentación laboral a la fecha de entrada en vigencia de la nueva Orden de Servicios, dicha autorización se mantendrá vigente por un periodo de 6 meses resolución contados desde el 18.03.2024, es decir duraran hasta el 18.09.2024, debiendo los empleadore hacer las presentaciones de solicitud de centralización antes de esa fecha, ya que a parir del 18.09.2024 todas las autorizaciones de centralización de documentación emitidas antes del 18.03.2024 serán revocadas. Sobre este punto la Orden de servicio señala:

13. NORMAS TRANSITORIAS.

13.2 Las empresas que cuenten con una autorización para centralizar documentación laboral y previsional en conformidad a los criterios establecidos en la Orden de Servicio N° 1 de 26 de enero de 2010, tendrán un plazo de seis meses, contados desde la entrada en vigencia de la presente Orden de Servicio para solicitar la autorización de centralización de documentación en términos que se ajuste a la regulación que consagra este marco instruccional.

Transcurrido el plazo de seis meses indicados precedentemente, atendido el cambio de circunstancias en cuanto a regulación del procedimiento de autorización de centralización de documentación laboral y previsional, se torna necesario ejercer la facultad contemplada en el artículo 61 de la ley N° 19.880, revocándose todas las autorizaciones de centralización anteriores a la entrada en vigencia de la presente Orden de Servicio.

3. Los empleadores que tengas diferentes instalaciones, sean sucursales, instalaciones lugares de trabajo o faenas, al tenor del artículo 9 del Código del Trabajo que la documentación que deriva de la relación laboral en los lugares de prestación de los servicios, pueden solicitar a la Dirección del Trabajo que se le autorice a tener en esos lugares la documentación en copia simple o bien en formato digital, para evitar tenerlas en original.

4. Las solicitudes de centralización pueden ser presentadas en las Inspecciones del Trabajo de forma presencial o bien vía el sitio web de la Dirección del Trabajo. En el caso de la solicitud de forma presencial o en una oficina de la Dirección del Trabajo sean estas inspecciones provinciales o comunales, se debe depositar la suma de $5.000.- por el trámite, al hacerlo vía el sitio web de la Dirección del Trabajo el trámite es gratuito.

5. Para solicitar la centralización de documentación laboral, la empresa debe estar dando integro cumplimiento con el registro electrónico laboral, es decir tener al día el registro laboral de la información requerida según artículos 9 bis y 515 del Código del Trabajo.

Debemos recordar que de acuerdo a los artículos 9 bis y 515 del Código del Trabajo los empleadores en el sitio electrónico de la Dirección del Trabajo deben registrar determinada documentación laboral, en particular deben cumplir con el Registro Electrónico laboral (REL).

Respecto del REL debemos tener presente, que al tenor del artículo 515, los empleadores deben mantener registrado en el sitio electrónico de la Dirección del Trabajo una dirección de correo electrónico, la cual se considerará vigente para todos los efectos legales, mientras no sea modificada por el empleador en dicho sitio, esta obligación guarda directa relación con el inciso segundo del artículo 514, que establece que la Dirección del Trabajo se deberá relacionar y comunicar legalmente, incluyendo las notificaciones, citaciones y comunicaciones, mediante medios electrónicos, como así mismo el artículo 508 que nos indica que  las notificaciones, citaciones y comunicaciones legales que realice la Dirección del Trabajo se deben efectuar mediante correo electrónico.

El registro de la documentación laboral en el sitio web de la Dirección del Trabajo no elimina la obligación de mantener la documentación en los lugares de trabajo, por lo que los empleadores deben seguir cumpliendo con la mencionada obligación aun cuando registren la documentación en el sitio web de la Dirección del Trabajo.

El Decreto N° 14 de 31.03.2023 publicado en el Diario Oficial el 08.06.2023, que Aprueba Reglamento Del Registro Electrónico Laboral Conforme A Lo Dispuesto En El Inciso Segundo Del Artículo 515 Del Código Del Trabajo Y Deroga Decreto Que Indica, es el reglamento actualmente vigente que determina los datos y la documentación que los empleadores deben registrar en el sitio web de la Dirección del Trabajo, estableciendo los documentos que deben registrarse y el plazo para hacerlo:

1. Contrato de Trabajo, el registro debe realizarse dentro de los 15 días hábiles siguientes a su celebración.

El plazo para hacer este registro se computa en días hábiles administrativos, entendiéndose que son inhábiles los días sábado, los domingos y los festivos, esto conforme lo establece la Resolución N° 2.604 de 24.07.2023 de la Dirección del Trabajo.

Al registrar el contrato de trabajo se deben indicar las estipulaciones pactadas en dicho documento, las que deben por supuesto incluir las estipulaciones mínimas establecidas en el artículo 10 del Código del Trabajo y las que sean atingentes en caso de contratos especiales como es por ejemplo las que se exigen en el caso de teletrabajo.

2. Modificaciones al Contrato de Trabajo (Anexos de contrato), dentro de los 15 días hábiles siguientes de suscritos, para poder hacer este registro se requiere que el contrato de trabajo este previamente registrado. El plazo para hacer este registro se computa en días hábiles administrativos, entendiéndose que son inhábiles los días sábado, los domingos y los festivos.

3. Terminaciones de Contrato de Trabajo, el plazo para hacer este registro dependerá de la causal de termino de contrato invocada, es así que tendremos:

• Artículo 159 N° 1, Mutuo acuerdo de las partes, dentro de los 10 días hábiles siguientes al término de la relación laboral del trabajador.

• Artículo 159 N° 2, Renuncia del trabajador, dentro de los 10 días hábiles siguientes al término de la relación laboral del trabajador.

• Artículo 159 N° 3, Muerte del trabajador, dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha de defunción del trabajador.

• Artículo 159 N° 4, Vencimiento del plazo convenido en el contrato, dentro de los 3 días hábiles siguientes de la separación del trabajador.

• Artículo 159 N° 5, Conclusión del trabajo o servicio que dio origen al contrato, dentro de los 3 días hábiles siguientes de la separación del trabajador.

• Artículo 159 N° 6, Caso fortuito o fuerza mayor, dentro de los 6 días hábiles siguientes de la separación del trabajador. 

• Artículo 160, cualquiera sea la causal indicada en sus numerales, dentro de los 3 días hábiles siguientes de la separación del trabajador.

• Artículo 161, sea que se invoque las necesidades de la empresa o el desahucio escrito, dentro de los 3 días hábiles siguientes de la separación del trabajador.

• Artículo 163 bis, cuando el empleador fuere sometido a un procedimiento concursal de liquidación, dentro de 6 días hábiles contados desde la fecha de notificación de la resolución de liquidación por el tribunal que conoce del procedimiento concursal de liquidación.

El plazo para hacer el registro de los términos de contrato de trabajo, según lo dispuesto en la Resolución N° 2.604 de 24.07.2023 de la Dirección del Trabajo, señalados según la causal de termino de contrato respectiva, atendida su ubicación en el Título V del Libro I Código del Trabajo, se computan de lunes a sábado, considerándose inhábiles sólo los domingos y festivos.

La información que debe registrar el empleador es:

• Individualización de las partes.

• Fecha de inicio de la relación laboral.

• Fecha de término de la relación laboral.

• Fecha y forma de notificación de término, si corresponde.

• Causal de término invocada.

Dentro de los 5 días siguientes a la suscripción del finiquito, se debe registrar, la información de si el empleador imputo a la indemnización por años de servicios el aporte que realizo a la cuenta individual de cesantía del trabajador de conformidad al artículo 13 de la Ley N° 19.728

4. Libro de Remuneraciones Electrónico, el registro debe hacerse mensualmente, dentro de los primeros 15 días del mes siguiente al respectivo pago.  

Según lo dispuesto en la Resolución N° 2.604 de 24.07.2023 de la Dirección del Trabajo, Cuando el último día del plazo sea inhábil, éste se entenderá prorrogado al primer día hábil siguiente.

El empleador deberá registrar mensualmente los siguientes pagos efectuados a sus trabajadores:

• Remuneraciones.

• Asignaciones o bonificaciones.

• Indemnizaciones.

• Demás beneficios pagados en dinero.

5. Comité Paritario de Higiene y Seguridad, el registro debe realizarse dentro 15 días hábiles contado desde la elección de los representantes del Comité Paritario. 

El plazo para hacer este registro se computa en días hábiles administrativos, entendiéndose que son inhábiles los días sábado, los domingos y los festivos, esto conforme lo establece la Resolución N° 2.604 de 24.07.2023 de la Dirección del Trabajo.

El empleador debe registrar los siguientes antecedentes:

• Nombre y fecha de designación de los representantes patronales titulares y suplentes.

• Respecto del acta de elección de los representantes de los trabajadores:

• Fecha y modalidad de la elección de los representantes de los trabajadores (física o telemática).

• Total de votantes.

• Total de representantes por elegir.

• Nombres en orden decreciente de las personas que obtuvieron votos.

• Nombre completo de los representantes de los trabajadores.

Realizado este registro se entenderá cumplida ante la Dirección del Trabajo las obligaciones de comunicación de constitución del comité paritario y él envió de una copia del acta de constitución del mencionado comité.

6. Comité Bipartito de Capacitación, El registro debe completarse en el plazo de 15 días hábiles contados desde la constitución del Comité Bipartito de Capacitación.  

El plazo para hacer este registro se computa en días hábiles administrativos, entendiéndose que son inhábiles los días sábado, los domingos y los festivos, esto conforme lo establece la Resolución N° 2.604 de 24.07.2023 de la Dirección del Trabajo.

El empleador debe registrar los siguientes antecedentes:

• Fecha de constitución.

• Nombre de los integrantes que lo conforman.

7. Inclusión Laboral De Las Personas Con Discapacidad. En el caso de los empleadores que ocupen 100 o más trabajadores y se encuentran a obligados contratar a lo menos el 1% de su dotación de personal a personas con discapacidad o asignatarias de pensión de invalidez, de conformidad a lo dispuesto en el artículo 157 bis del Código del Trabajo, tiene la obligación de registrar los contratos de trabajo de las personas con discapacidad conforme lo establece el mencionado artículo 157 bis, el registro debe hacerse dentro de los 15 días siguientes a su celebración en el sitio web de la Dirección del Trabajo.

El plazo para hacer este registro se computa en días hábiles administrativos, entendiéndose que son inhábiles los días sábado, los domingos y los festivos, esto conforme lo establece la Resolución N° 2.604 de 24.07.2023 de la Dirección del Trabajo.

8. Obligación De Actualizar La Información 

En el reglamento que nos ocupa se establece la obligación de los empleadores mantener actualizada toda la información que deben registrar en el sitio web de la Dirección del Trabajo, lo que debe hacerse dentro de los 15 días hábiles siguientes a la modificación de la información.

9. Sanciones Para Los Empleadores Que No Realizan El Registro O Lo Hacen Fuera De Plazo

El no cumplimiento o cumplimiento fuera de plazo de la obligación de registras la información laboral antes indicada, es una materia que puede fiscalizar y sancionar la Dirección del Trabajo, las normas que regulan estas materias no contemplan una sanción especial, por lo que el monto de las multas que podrían cursar en un procedimiento de fiscalización será las que se determinan como de carácter general en los artículos 505-A y 506 del Código del Trabajo, regulándose su monto según la clasificación que a continuación se indica:

• Para la micro empresa, esto es de 1 a 9 trabajadores, de 1 a 5 UTM.

• Para la pequeña empresa, esto es de 10 a 49 trabajadores, de 1 a 10 UTM.

• Para las medianas empresas, esto es de 50 a 199 trabajadores, de 2 a 40 UTM.

• Para las grandes empresas, esto es de 200 o más trabajadores, de 3 a 60 UTM.

6. Las solicitudes de centralización de documentación se debiesen resolver en el plazo de 30 días hábiles.

7. Las resoluciones pueden ser revocadas si el empleador no cumple con tener la totalidad de la documentación que pidió ser centralizada en los lugares de trabajo sea en formato digital o en copia de ella.

8. Las resoluciones que autorizan la centralización de documentación tienen una duración de 1 año, por lo que se deberá estar constantemente renovando las autorizaciones respectivas.

9. En todos los lugares de debe trabajo se debe mantener copia de la resolución que autorice la centralización de documentación laboral previsional.